Privacybeleid
Inleiding — Wie we zijn en waar dit document over gaat
Dit privacybeleid legt uit hoe Tospovi (“wij,” “ons” of “onze”) persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt, opslaat, deelt en beschermt wanneer u tospovi.org bezoekt, zich registreert als lid, deelneemt aan evenementen of op welke manier dan ook gebruikmaakt van onze diensten. Tospovi is gevestigd in Amsterdam, Nederland, en opereert volledig in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en alle toepasselijke Nederlandse en Europese wetgeving inzake gegevensbescherming. Door onze website te gebruiken of u te registreren als lid, bevestigt u dat u de in dit beleid beschreven werkwijzen hebt gelezen, begrepen en geaccepteerd.
Welke persoonsgegevens we verzamelen
We verzamelen persoonsgegevens op twee manieren: rechtstreeks van u en automatisch via uw gebruik van onze website. Gegevens die u rechtstreeks verstrekt, omvatten uw volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer, lidmaatschapsniveau, betalingsgegevens, evenementregistratiegegevens en alle communicatie die u ons via formulieren of e-mail stuurt. Automatisch verzamelde gegevens omvatten uw IP-adres, browsertype, apparaat-ID’s, bezochte pagina’s, sessieduur en verwijzingsbronnen, verzameld via standaard webanalysetechnologieën die op ons platform actief zijn.
Hoe we uw persoonsgegevens gebruiken
Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor het verwerken van lidmaatschapsregistraties en evenementboekingen, het beheren en communiceren van uw wedstrijdresultaten en -prestaties, het versturen van evenementbevestigingen, schema-updates en relevante clubaankondigingen, het beantwoorden van ondersteunings- en algemene vragen, het verbeteren van de functionaliteit en inhoud van onze website en het versturen van marketingcommunicatie naar leden die zich daar expliciet voor hebben aangemeld. We gebruiken persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde profilering of besluitvorming, behalve voor basispersonalisatiefuncties binnen het ledenportaal.
Juridische grondslag voor verwerking onder de AVG
Tospovi verwerkt uw persoonsgegevens op basis van vier juridische grondslagen die erkend worden onder de AVG. Contractuele noodzaak heeft betrekking op de verwerking die nodig is voor uw lidmaatschap en evenementregistratie. Legitiem belang heeft betrekking op websiteanalyse, fraudepreventie en communicatie die relevant is voor uw actieve lidmaatschap. Wettelijke verplichting heeft betrekking op de financiële en administratieve gegevensregistratie die vereist is onder de Nederlandse wetgeving. Uitdrukkelijke toestemming heeft betrekking op marketingcommunicatie en optionele cookies, die u te allen tijde kunt intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor andere aspecten van uw lidmaatschap of onze diensten.
Ledengegevens en wedstrijdstatistieken
Als competitieve club houdt Tospovi gedetailleerde gegevens bij van de deelname van leden, waaronder aanwezigheid bij evenementen, wedstrijdresultaten, seizoensstanden, rankingprogressie en kampioenschapsplaatsen. Deze wedstrijdstatistieken vormen een essentieel onderdeel van de ledenservice en worden bewaard gedurende de looptijd van uw actieve lidmaatschap en gedurende vijf jaar daarna om de integriteit van de historische clubgegevens te waarborgen. Leden kunnen op elk moment toegang tot hun volledige wedstrijdstatistieken aanvragen via het ledenportaal of door rechtstreeks contact met ons op te nemen.
Cookies en trackingtechnologieën
Tospovi.org gebruikt essentiële cookies die nodig zijn voor de correcte werking van de website, waaronder sessiebeheer, formulierfunctionaliteit en toegang tot het ledenportaal. Daarnaast gebruiken we optionele analysecookies die ons helpen te begrijpen hoe bezoekers de site gebruiken, zodat we deze kunnen verbeteren. Bij uw eerste bezoek wordt een cookiebanner weergegeven waarmee u volledige controle hebt over welke niet-essentiële cookiecategorieën actief zijn. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment bijwerken via de instellingenlink in de voettekst van de website. Uw keuzes worden direct gerespecteerd.
Betalingsverwerking en beveiliging van financiële gegevens
Alle lidmaatschapskosten en toegangsprijzen voor evenementen die via tospovi.org worden verwerkt, worden afgehandeld door gecertificeerde externe betalingsproviders die volledig voldoen aan de PCI DSS-beveiligingsnormen. Tospovi bewaart uw volledige kaartnummer, CVV-code of bankrekeninggegevens op geen enkel moment tijdens of na de transactie op onze servers. Betalingsgegevens worden verzonden met behulp van SSL-codering en volledig verwerkt binnen de beveiligde omgevingen van onze betalingspartners, die contractueel verplicht zijn uw financiële gegevens met de hoogst mogelijke bescherming te behandelen.
Delen van uw gegevens met derden
Tospovi verkoopt, verhuurt of verhandelt uw persoonlijke gegevens onder geen enkele omstandigheid aan derden. We delen beperkte persoonlijke gegevens met vertrouwde dienstverleners die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de club, waaronder betalingsverwerkers, e-mailplatformen, evenementenbeheersoftware en webhostingdiensten. Alle externe dienstverleners worden zorgvuldig geselecteerd, zijn contractueel gebonden aan de AVG-regelgeving en mogen uw gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan de specifieke dienst die zij namens Tospovi aan ons leveren.
Openbare wedstrijdresultaten en ranglijsten
Tospovi houdt een openbaar klassement en een pagina met seizoensstanden bij, waarop de gebruikersnamen of weergavenamen van leden naast de wedstrijdresultaten worden weergegeven. Door u te registreren als wedstrijdlid, stemt u ermee in dat uw gekozen weergavenaam en resultaten in deze openbare gegevens worden weergegeven. Als u liever een pseudoniem gebruikt in plaats van uw echte naam in de openbare standen, kunt u dit op elk moment instellen in de profielinstellingen van uw ledenportaal. Volledige persoonlijke gegevens, waaronder echte naam, e-mailadres en contactgegevens, worden onder geen enkele omstandigheid openbaar gemaakt.
Fotografie en evenementenmedia
Tospovi fotografeert en filmt soms evenementen voor publicatie in de galerij, op sociale media en voor promotioneel gebruik. Door een Tospovi-evenement bij te wonen, erkent u dat foto’s die in gedeelde ruimtes zijn gemaakt, in clubmedia kunnen verschijnen. Leden die niet op gepubliceerde foto’s willen verschijnen, dienen dit aan het begin van elk evenement aan een medewerker te melden. We zullen ons best doen om aan die wens tegemoet te komen. Verzoeken om bestaande foto’s van een specifieke persoon te verwijderen worden snel behandeld na een schriftelijk verzoek aan hello@tospovi.org.
Internationale gegevensoverdracht
Sommige externe dienstverleners die door Tospovi worden gebruikt, hebben servers of verwerkingsfaciliteiten buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer persoonsgegevens internationaal worden overgedragen, zorgt Tospovi ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen in overeenstemming met de AVG-vereisten, waaronder standaardcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie of adequaatheidsbesluiten die betrekking hebben op het land van bestemming. Uw gegevens genieten hetzelfde beschermingsniveau, ongeacht waar ze namens ons worden verwerkt.
Bewaring van gegevens - Hoe lang we uw gegevens bewaren
Actieve lidmaatschapsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van uw lidmaatschap. Na annulering of afloop van het lidmaatschap worden de belangrijkste accountgegevens vijf jaar bewaard om de integriteit van de concurrentiegegevens te waarborgen en te voldoen aan de Nederlandse financiële bewaarplicht. Gegevens over marketingtoestemmingen worden bewaard gedurende de looptijd van de toestemmingsperiode plus drie jaar. Websiteanalysegegevens worden na 26 maanden geanonimiseerd. Gegevens die niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel en waarvoor geen wettelijke bewaarplicht geldt, worden veilig verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd volgens ons interne schema.
Uw rechten onder de AVG
Als betrokkene onder de AVG heeft u het recht om een volledige kopie in te zien van de persoonsgegevens die Tospovi over u bewaart, onjuiste of onvolledige informatie te corrigeren, verwijdering van uw gegevens te verzoeken indien er geen wettelijke bewaarplicht geldt, bezwaar te maken tegen verwerkingen die worden uitgevoerd op basis van een gerechtvaardigd belang, te verzoeken dat de verwerking wordt beperkt in afwachting van de behandeling van een geschil, uw toestemming voor marketingcommunicatie op elk moment in te trekken en uw persoonsgegevens in een draagbaar, machineleesbaar formaat te ontvangen voor overdracht naar een andere dienst.
Beveiligingsmaatregelen voor gegevens
Tospovi implementeert robuuste technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging, verlies en vernietiging. Deze maatregelen omvatten volledige HTTPS-versleuteling op de gehele website, strikte op rollen gebaseerde toegangscontroles die de toegang tot gegevens beperken tot alleen geautoriseerd personeel, regelmatige beveiligingscontroles van onze systemen en integraties met derden, veilige wachtwoordhashing voor alle accountgegevens van leden en continue training van medewerkers over verantwoordelijkheden en beste praktijken op het gebied van gegevensbescherming.
Wijzigingen in dit privacybeleid
Tospovi behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te allen tijde bij te werken om wijzigingen in onze gegevensverwerkingspraktijken, wettelijke verplichtingen, clubactiviteiten of de door ons gebruikte diensten van derden weer te geven. Wanneer er materiële wijzigingen worden aangebracht, worden geregistreerde leden ten minste 14 dagen voordat het herziene beleid van kracht wordt per e-mail op de hoogte gesteld en wordt er gedurende de kennisgevingsperiode een prominente melding op de homepage van de website weergegeven. De datum van de meest recente herziening wordt altijd bovenaan dit document weergegeven.
Uw recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
Als u van mening bent dat Tospovi uw persoonsgegevens heeft verwerkt op een manier die in strijd is met de AVG of uw rechten als betrokkene en wij uw probleem niet rechtstreeks hebben kunnen oplossen, heeft u het recht om een formele klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, die bereikbaar is via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wij geven er altijd de voorkeur aan om uw probleem op te lossen voordat het de toezichthoudende autoriteit bereikt. Neem daarom eerst contact op met ons privacyteam via privacy@tospovi.org. Wij zullen er alles aan doen om de zaak snel, transparant en naar uw tevredenheid op te lossen.